こんにちは、戦略コンサルタントのYuです。
今回は、「生産性とは何か？」「どうやって測るの？」「生産性を上げる方法は？」といったことについて考えてみようかと思います。
昨今は、「日本の労働生産性が低い」「生産性を上げよう！」と言ったことがよく耳に入ってきますが、あなたは生産性の意味を正しく理解していますか？
生産性の意味を正しく理解していないと、「生産性を上げよう！」と言ったところでどう上げれば良いか分からず、空振りになってしまいます。
もちろん、人によって・仕事によって生産性の捉え方は様々なので絶対的な正解はないものの、本質的に共通な部分はあるので、そこを抑えておけば自分の自分の仕事、ひいては人生に役立てることができるはずです。
目次
生産性とはROIである
先ず、生産性の意味を抑えます。
そこで、インターネットの辞書？と言っても過言ではない、Wikipedia先生に聞いてみました。
生産性（せいさんせい、Productivity）とは、経済学で生産活動に対する生産要素（労働・資本など）の寄与度、あるいは、資源から付加価値を産み出す際の効率の程度のことを指す。
引用：Wikipedia「生産性」
うーん、分かるんですが、少し抽象度が高くてこれだと生産性を上げると言ってもどうすれば良いか、具体的に見えてきません。
そこで、生産性をもう少し簡単に以下のように定義したいと思います。
生産性=アウトプット÷インプット=成果÷(投下した労力・時間)
引用：イシューからはじめよ 知的生産の「シンプルな本質」
これは以前ご紹介した「イシューからはじめよ」という本に記載されている定義ですが、非常にわかりやすく、これであれば具体的に生産性をイメージできます。
ただ、これはあくまでも知的生産生の文脈における定義であり、日々活用する上ではもう少し広く捉えても良いと個人的には考えています。
具体的には以下のような形で生産性を定義すると、汎用性が高く色々な場面で使えます。
生産性＝アウトプット÷インプット=成果÷(時間・投下した労力・お金)
つまり、生産性とはROIと言えます。
このように定義することで、「なるべく少ない労力・時間・お金・モノで大きな成果を生み出そう」と具体的に考えることができるようになります。
さて、具体的に生産性を上げる方法を考える準備が一部整いましたが、そもそもこの生産性、なぜ上げる必要があるのでしょうか。
生産性は、時間が限られている場合において重要である
色々な考えがあると思いますが、生産性を上げる必要があるのは時間が限られているから、と個人的に思っています。
逆を言えば、何かに取り組むときに時間が無制限であるのなら、別に生産性を上げなくても良いということです。いずれは達成できるわけですから。
ただし、現実には何かに取り組むときには時間が限られていることが殆どのため、その限られた時間で成果を出すために生産性を上げる必要があるわけです。
例えば仕事。あなたに振られたタスクは恐らく期限が定められているでしょう。高い生産性を持ってその期限内にタスクが一定の品質を持って完了すれば、あなたは評価されますし、早く終われば自分の時間ができるわけです。
このように、生産性を上げれば自身に非常に大きなメリットがあるため、皆生産性向上に取り組むわけですね。
では次に、具体的にどのように生産性を上げて行けば良いか、ご説明します。
生産性は定量化することで向上が可能となる
生産性を上げる上で欠かせないのは、生産性を定量化(可視化)することです。
生産性を定量化することで、初めて上がった/下がったということが議論できるようになります。
例えば、「日本人は生産性が低い」ということがよく言われますが、この生産性は以下のように定義されたりします。
労働生産性=GDP÷就業者数(または就業者数 労働時間）
引用：労働生産性の国際比較2019
また、例えば自分の仕事が営業の場合は、
生産性=受注金額÷労働時間
みたいに定義するのも良いですよね(もちろん、これだけだと改善が難しいため、実際は労働時間をもっと細分化していくわけですが)。
このように定量化することで比較可能となり、上がった/下がった、高い/低いと言ったことが議論できるようになります。
ただし、あなたがもし知的生産を生業にしている場合は、この定量化が少し難しくなります…。
知的生産性は定量化が難しいが、必ず定量化する
知的生産とは、以下の定義にもありますが、要は何かしらの情報を生み出す仕事と言って良いと思います。
「知的生産というのは、頭をはたらかせて、なにかあたらしいことがら──情報──を、ひとにわかるかたちで提出することなのだ」
引用：知的生産の技術
このような知的生産の場合、定量化は難しい。
例えば、私の仕事：コンサルティングの場合、クライアントに対して示唆という成果を提供するわけですが、これはどのように定量化すれば良いでしょうか。
大抵の場合、示唆はパワポのような資料として提供するわけですが、この示唆(成果)を定量化するのは非常に難しいです。
そのため、この示唆(成果)をあげようと思ってもどうすれば良いか見えてきません。パワポのページを増やすのが良いとも言えませんし、ではもっとリッチに動画で提供すれば良いわけでもありませんし。
とは言え、定義しないと上がった/下がったが議論できないため、定義する必要があります。その定義方法はこれまた長くなるので、先にもご紹介した記事(と紹介している本)を参考ください。
さて、ここまで生産性とは何かを定義し、とにかく生産性を定量化する必要があることをご説明しました。
ここまできて、やっと生産性を上げる方法を具体的に議論することができます。
生産性を上げる方法は様々ですが、この記事でもいくつかご紹介します。
生産性を上げる方法は大きく2つ
まず、生産性の定義は以下でした。
生産性＝アウトプット÷インプット=成果÷(時間・投下した労力・お金)
そのため、成果を上げるには以下2つの方法があることがわかります。
- アウトプットを最大化する
- インプットを最小化する
分母を上げるか分子を下げるかということですね。ここまでは非常に単純。
では具体的に、これらをどうやって実現すれば良いのか。一つずつご説明します。
アウトプットを最大化する
まずはアウトプットを最大化する方法から。アウトプットを以下のように分解します。
アウトプット=成果の質×成果の量
これで、質を高めるか量を増やすかという議論ができます。
成果の量を増やす
量を増やす方は単純明快で、少ないインプットで量を増やすという話にしかなりません(そのため、この場合はインプットを最小化する、しか手段がないこととなります)。
成果の質を高める
一方、質を高めて生産性を上げるというのは非常に難しい。良いものを作ろうと思えば、それなりにインプットも増えてしまい、結局生産性が上がらないことも多いですからね。
例えば、私の仕事：コンサルティングの場合、素晴らしい示唆を出そうと思えば、それなりに勉強し、いろいろな人に意見を聞き、じっくり考え、と言ったインプットが欠かせません。
また、知的生産の場合は、インプットが多いからと言って(例えば時間をかけたからと言って)必ずしも良いものができるわけではないので尚更質を高めて生産性を上げるのは厳しい。
アウトプットを最大化する方法まとめ
以上を踏まえると、結局のところ生産性を上げるには
- 努力して自身の能力を高める(それにより質の高い成果を出せるようにする)
- 最小限のインプットで同じ質の成果を量産する
のどちらかということになります。
前者は至極真っ当な方法である一方、一つ一つの積み重ねで時間がかかる上に結構大変なので、あまり生産性を上げる方法と言った際に話題に上がらないですね(本当はかなり重要ですが…)。
大体生産性を上げる方法と言ったときに話題に上がるのは後者ですが、これは時短アイテムを買うなど手軽に実践できる方法が多いのが、話題に上がりやすい理由でしょう。
では、次にこのインプットを最小化する方法を見ていきます。
インプットを最小化する
インプットを最小化する方法としては、主に以下が考えられます。
- 時間を最小化する
- 労力を最小化する
- 投資額を最小化する
これらの要素を最小化することで生産性を上げるのが、インプットを最小化する方法となります。
では、一つずつ見ていきます。
時間を最小化する
まず、インプットを最小化すると言って真っ先に思い浮かぶのは時間の最小化でしょう。
なるべく短い時間で成果を出す。最も一般的な考え方かと思います。では、この時間がどのように最小化できるかですが、以下が考えられます。
- 考える時間を短縮する
- 作業時間を短縮する
考える時間を短縮するとはつまり、一度考えたことはメモするなりテンプレート作るなりで形式化しましょうということ。
例えば、仕事で投資対効果を算出するエクセルシートを一度作ったら、次もそれを活用すると言ったことですね。もちろん、状況に応じて一部カスタマイズの必要性はありますが、型があるのであれば先ずはそれを使わない手はないです。
こうすることで、わざわざ一から考えなくて良いので、大きく時間を短縮できます。これは当たり前なのですが、効果は大きいです。もちろん、すぐにメモやテンプレートが活用できるよう、予め整理しておく必要はありますが。
次に、作業時間を短縮するとはこれまた単純ですが、一つ一つの動きを早くする/削るということ。
例えば、タイピングを早くする、と言った方法が考えられます。また、以前ご紹介したモバイルディスプレイのような時短アイテムを活用し、作業自体を削るということも可能です。
タイピングを早くすると言った方法は短期的に見ると効果は小さいものの、積み重なればかなりの時間短縮になるので馬鹿にできません。
また、モバイルディスプレイも、買って使うだけで簡単に作業時間を短縮できるため、生産性を上げること(インプットを最小化すること)を考えるのであれば、正直使わない手はないでしょう。
こう言った時間を短縮する手法は、特に若いうちから実践すると長期にわたってその恩恵に授かれるため、早いうちから取り組んだ方がその効果は大きいですね。
労力を最小化する
次に、インプットを最小化する方法の一つに労力を最小化することが上げられます。
労力とは体力であったり精神力。つまり労力を最小化するとは楽するということです。この方法はやや間接的ですが、楽することで生産活動が持続可能となります。
例えば、移動を減らすこと。人の体力は無尽蔵じゃないので、なるべく体力は生産活動に向けて温存したいところ。移動で疲れて生産活動に本気で取り組めない、と言ったことを避けるわけです(最近私は動かなすぎなのでむしろ少し動いた方が良いですが)
他にも、辛いことを習慣化してしまうと言った精神面での労力の最小化もあります。仕事を毎日同じ時間に始めるなどですね。習慣になってしまえば、精神面の負担が減りますから。
このように体力や精神力を温存することで、生産活動に本気で取り組めるようになり(集中力が高まるなど)、生産性が上がるわけです。
投資額を最小化する
インプットを最小化する最後の方法は、投資額を最小化すること。これは非常に単純明快、なるべく少ない投資(お金)で最大の成果を生み出すということになります。
ただしここで注意なのは、単純にお金を節約すれば良い、ということではないことです。
投資するお金以上の効果が得られそうであれば、それはそれで生産性を上げる観点からもOKな訳です。
例えば、以前に以下の記事でもご紹介しましたが、タクシーを使うのは場合によってはOKです。電車で移動して労力を消耗し、結果的にその後の生産活動に集中できなくなるのであれば、お金をかけてもタクシーを使うべきでしょう。その他、タクシーであればその最中生産活動に集中できると言ったメリットもあります。
こう言った時間・労力・投資額を最小化する方法を組み合わせ、インプットを最小化することで、生産性を上げることができます。
先にも述べましたが、アウトプットを最大化するのよりもインプットを最小化する方が圧倒的に取り組みやすい上効果も出やすいため、生産性を上げる際は先ずこちら側から取り組むべきでしょう。
※もちろん、そのあとはアウトプットの最大化に取り組みたいところですが、先ずはインプットの最小化からですね
まとめ：先ずは生産性の定量化とインプットの最小化から始めよう
生産性を上げることで、会社での評価が高まる・自分の時間が作れるなどメリットがたくさん。そのため、多くの人が生産性を上げようとしていますね。
ただし、生産性を”上げる”というからには、そもそも生産性を図る必要があります。でなければ、上がったのか下がったのか判断できない上、改善のアクションに結びつけることができません。
そのため、先ずは自身が上げたい生産性を具体的・適切な要素で定義しましょう。正しく生産性を定義できれば、その後は継続的に計測し、改善を重ねることができるはず。
また、その際はアウトプットの最大化よりもインプットの最小化から始めることをおすすめします。タイピングの練習をする、パワポ ・エクセルのショートカットを覚える、時短アイテムを使うなど、手軽かつ効果がすぐに出るものが多いので。
是非、今回ご紹介した方法を取り入れてみてください。